Thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là cơ hội hấp dẫn cho nhiều nhà đầu tư nhằm tiếp cận thị trường tiềm năng, quảng bá sản phẩm thương hiệu, tìm kiếm đối tác, xúc tiến thương mại… Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ điều kiện, trình tự, thủ tục cũng như những công việc cần thiết khi thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam. Để giải quyết vấn đề này một cách nhanh gọn, tránh những rủi ro pháp lý trong quá trình thực hiện thủ tục, Công ty Luật Cao Nguyên xin cung cấp đến Quý khách hàng thông tin về Thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.
Khái niệm về Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Căn cứ theo quy định tại khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.
Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Theo Điều 7 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thì thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.
Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Bước 1: Nộp hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện
Người nộp hồ sơ có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.
Căn cứ theo Điều 5 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được thể hiện như sau
- Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao sẽ thực hiện việc cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
- Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đối với Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
Bước 2: Xử lý hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Bước 3: Cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Lưu ý: Đối với trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam từ phía Công ty Luật Cao Nguyên
- Tư vấn tổng quan các quy định của pháp luật trước và sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Nêu ra những ưu/nhược điểm khi thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị các giấy tờ pháp lý cần thiết và soạn thảo hồ sơ hoàn chỉnh cho khách hàng;
- Thay mặt khách hàng thực hiện thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Đại diện khách hàng làm việc với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;
- Nhận kết quả và bàn giao cho khách đúng tiến độ, chính xác, hiệu quả;
- Đề xuất những công việc cần làm sau khi được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Trên đây là những thông tin tư vấn của Công ty Luật Cao Nguyên về thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Công ty Luật Cao Nguyên tự hào là một trong những đơn vị uy tín trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ này. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi nếu bạn có thắc mắc về vấn đề thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam!
